Wir bauen ein Event-Team auf – werde Teil unseres Teams!

SV 09/35 Wermelskirchen – Gemeinsam planen, organisieren und etwas bewegen!

Ein lebendiger Verein braucht mehr als Fußball. Veranstaltungen bringen Menschen zusammen, stärken unsere Gemeinschaft und schaffen unvergessliche Erlebnisse für Kinder, Jugendliche, Familien und Vereinsmitglieder.

Damit unsere Veranstaltungen auch in Zukunft erfolgreich stattfinden und weiterentwickelt werden können, möchten wir beim SV 09/35 Wermelskirchen ein eigenes Event-Team aufbauen.

Unser Ziel ist es, die Planung, Organisation und Durchführung unserer Vereinsveranstaltungen auf mehrere Schultern zu verteilen. Denn gute Veranstaltungen entstehen durch Teamarbeit – und nicht dadurch, dass immer dieselben Personen alles übernehmen müssen.

Dafür suchen wir engagierte Menschen, die Lust haben, sich mit ihren Ideen, ihrer Erfahrung und ihrer Zeit einzubringen.

Ob Organisationstalent, kreativer Kopf oder jemand, der gerne praktisch anpackt: Bei uns kann jeder seine Stärken einbringen!

1. Unser Event-Team – Gemeinsam für ein lebendiges Vereinsleben

Was möchten wir erreichen?

Das Event-Team unterstützt unsere Jugendabteilung und den gesamten Verein bei der Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Veranstaltungen.

Dabei möchten wir ein engagiertes Team aufbauen, das eigenständig Aufgaben übernimmt, bestehende Abläufe verbessert und mit neuen Ideen zur Weiterentwicklung unseres Vereinslebens beiträgt.

Diese Veranstaltungen stehen zunächst im Mittelpunkt

Internationales Hallenturnier

Unser Internationales Hallenturnier gehört zu den wichtigen Veranstaltungen unserer Jugendabteilung. Damit das Turnierwochenende für Mannschaften, Gäste und Helfer ein voller Erfolg wird, möchten wir die Organisation auf mehrere Schultern verteilen.

Zu den Aufgaben gehören:

• Unterstützung bei der Planung und Organisation des Turnierwochenendes.

• Koordination von Helfern, Schichtplänen und Ansprechpartnern.

• Unterstützung bei der Organisation der Verpflegung und des Getränkeverkaufs.

• Planung von Auf- und Abbau sowie der benötigten Ausstattung.

• Abstimmung mit der Turnierleitung und den zuständigen Verantwortlichen.

• Unterstützung bei der Betreuung der teilnehmenden Mannschaften und Gäste.

Weihnachtsbaumverkauf

Unser Weihnachtsbaumverkauf ist nicht nur eine wichtige Vereinsaktion, sondern auch eine schöne Gelegenheit, in der Vorweihnachtszeit zusammenzukommen.

Hier unterstützt das Event-Team bei:

• Organisation der Verkaufszeiten und benötigten Helfer.

• Unterstützung bei Bestellung, Anlieferung, Lagerung und Verkauf der Weihnachtsbäume.

• Planung und Organisation der Verkaufsstände sowie der Getränke- und Essensangebote.

• Erstellung von Helfer- und Schichtplänen in Abstimmung mit unseren Mannschaften.

• Koordination des Auf- und Abbaus sowie der benötigten Materialien.

• Unterstützung bei Werbung und Kundenansprache.

Sommerfest

Ein gemeinsames Sommerfest bietet die Gelegenheit, unser Vereinsleben abseits des Fußballplatzes zu feiern und Menschen aus allen Abteilungen zusammenzubringen.

Mögliche Aufgaben sind:

• Entwicklung eines abwechslungsreichen Programms für Kinder, Jugendliche, Familien und Vereinsmitglieder.

• Organisation von Spielstationen, Mitmachaktionen und sportlichen Angeboten.

• Koordination von Essens- und Getränkeständen.

• Planung von Musik, Unterhaltung und gegebenenfalls externen Angeboten.

• Organisation von Helfern, Material, Sitzgelegenheiten und der benötigten Infrastruktur.

• Unterstützung bei der Einbindung von Sponsoren und Kooperationspartnern.

Und darüber hinaus?

Unser Event-Team soll nicht nur bestehende Veranstaltungen begleiten. Auch neue Ideen sind ausdrücklich erwünscht!

Ob zusätzliche Vereinsfeste, besondere Aktionen für unsere Jugend oder Veranstaltungen für die gesamte Vereinsgemeinschaft – wir freuen uns auf kreative Vorschläge.

2. Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Event-Team

Die Aufgaben innerhalb des Event-Teams sind vielfältig. Dabei muss selbstverständlich nicht jedes Teammitglied alle Bereiche übernehmen.

Jeder kann sich dort einbringen, wo seine Interessen und persönlichen Stärken liegen.

A. Planung und Vorbereitung

Eine erfolgreiche Veranstaltung beginnt mit einer guten Vorbereitung.

• Entwicklung von Veranstaltungskonzepten in Abstimmung mit dem Vorstand und den verantwortlichen Abteilungen.

• Erstellung von Zeit- und Aufgabenplänen.

• Festlegung von Aufgaben, Zuständigkeiten und benötigten Helfern.

• Koordination der Vorbereitungsarbeiten und Überwachung wichtiger Fristen.

• Organisation gemeinsamer Planungsbesprechungen.

• Erstellung und Pflege von Checklisten.

• Entwicklung neuer Ideen zur Verbesserung bestehender Veranstaltungen und zur Gewinnung zusätzlicher Besucher.

B. Helferkoordination und Zusammenarbeit

Ohne freiwillige Helfer funktioniert keine Vereinsveranstaltung. Deshalb ist eine gute Organisation und Kommunikation besonders wichtig.

• Ermittlung des benötigten Personals für jede Veranstaltung.

• Gewinnung freiwilliger Helfer aus unseren Mannschaften, der Elternschaft, unseren Mitgliedern und dem Vereinsumfeld.

• Erstellung und Pflege von Schicht- und Einsatzplänen.

• Klare Verteilung der Aufgaben und Benennung von Ansprechpartnern.

• Rechtzeitige Kommunikation von Einsatzzeiten und benötigter Unterstützung.

• Unterstützung bei der Einweisung der Helfer vor Ort.

• Förderung der Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Mannschaften und Abteilungen.

C. Material, Logistik und Infrastruktur

Damit am Veranstaltungstag alles bereitsteht, müssen Ausstattung und Abläufe rechtzeitig organisiert werden.

• Erfassung des benötigten Materials und der bereits vorhandenen Vereinsausstattung.

• Organisation von Transport, Lagerung sowie Auf- und Abbau.

• Planung von Verkaufsständen, Zelten, Tischen und Bänken.

• Abstimmung benötigter Strom- und Wasseranschlüsse.

• Koordination notwendiger Lieferungen und Abholungen.

• Kontrolle der Vollständigkeit und des ordnungsgemäßen Zustands der Materialien.

• Dokumentation wiederkehrender Materialbedarfe, um zukünftige Veranstaltungen einfacher vorbereiten zu können.

D. Werbung und Öffentlichkeitsarbeit

Eine gute Veranstaltung verdient auch die entsprechende Aufmerksamkeit.

• Unterstützung bei der Bewerbung unserer Veranstaltungen auf der Vereinswebsite und in den sozialen Medien.

• Abstimmung geplanter Veröffentlichungen mit den zuständigen Verantwortlichen.

• Erstellung und Zusammenstellung von Informationen, Bildern und Werbematerialien.

• Unterstützung bei der Ansprache von Sponsoren und möglichen Kooperationspartnern.

• Entwicklung kreativer Ideen, um zusätzliche Besucher für unsere Veranstaltungen zu begeistern.

• Information von Vereinsmitgliedern, Eltern, Mannschaften und Gästen.

E. Finanzen und Sponsoring

Auch die finanzielle Planung gehört zu einer gut organisierten Veranstaltung.

• Unterstützung bei der Erstellung von Kosten- und Einnahmenplanungen.

• Erfassung des voraussichtlichen Material- und Personalbedarfs.

• Einholung von Angeboten und Abstimmung mit den zuständigen Vereinsverantwortlichen.

• Unterstützung bei der Suche nach Sponsoren und Sachspenden.

• Dokumentation von Einnahmen und Ausgaben in Zusammenarbeit mit den Verantwortlichen.

• Einhaltung der vereinbarten Budgets und Einholung notwendiger Freigaben vor Ausgaben oder verbindlichen Bestellungen.

Wichtig: Finanzielle Entscheidungen und verbindliche Verpflichtungen erfolgen grundsätzlich in Abstimmung mit den dafür zuständigen Vereinsverantwortlichen.

F. Durchführung am Veranstaltungstag

Wenn es endlich losgeht, sorgt das Event-Team gemeinsam mit allen Beteiligten für einen möglichst reibungslosen Ablauf.

• Koordination der vereinbarten Abläufe vor Ort.

• Unterstützung bei der Einweisung und Betreuung unserer Helfer.

• Ansprechpartner für organisatorische Fragen und kurzfristige Probleme.

• Überblick über Zeitplan, Materialbedarf und noch offene Aufgaben.

• Abstimmung mit Turnierleitung, Vorstand, Verkaufsteams und externen Partnern.

• Unterstützung bei notwendigen Anpassungen während der Veranstaltung.

• Sicherstellung, dass vereinbarte Sicherheits- und Ordnungsvorgaben eingehalten werden.

G. Nachbereitung und Weiterentwicklung

Nach der Veranstaltung ist vor der nächsten Veranstaltung!

Damit wir uns kontinuierlich verbessern können, gehört auch eine strukturierte Nachbereitung zu den Aufgaben.

• Organisation des gemeinsamen Abbaus und der Materialrückgabe.

• Sammlung von Rückmeldungen unserer Helfer und Verantwortlichen.

• Auswertung von Kosten, Einnahmen, Besucherresonanz und organisatorischen Abläufen.

• Dokumentation von Verbesserungsvorschlägen für zukünftige Veranstaltungen.

• Pflege von Checklisten, Kontakten und gewonnenen Erfahrungswerten.

• Entwicklung weiterer Veranstaltungen und Aktionen zur Stärkung unseres Vereinslebens.

3. So möchten wir unser Event-Team organisieren

Damit unser Event-Team langfristig erfolgreich arbeiten kann, möchten wir die Verantwortung bewusst auf mehrere Personen verteilen.

Eine mögliche Teamstruktur sieht folgendermaßen aus:

Teamkoordination

Behält den Überblick über die anstehenden Veranstaltungen, organisiert gemeinsame Besprechungen und übernimmt die Abstimmung mit dem Vorstand.

Veranstaltungsverantwortliche

Übernehmen die Koordination einzelner Veranstaltungen, beispielsweise des Internationalen Hallenturniers, des Weihnachtsbaumverkaufs oder des Sommerfests.

Helferkoordination

Plant die benötigten Schichten, organisiert freiwillige Helfer und sorgt dafür, dass alle Beteiligten rechtzeitig informiert werden.

Logistik und Material

Kümmert sich um die benötigte Ausstattung, Materialbeschaffung, Transporte sowie den Auf- und Abbau.

Werbung und Sponsoring

Unterstützt bei der Öffentlichkeitsarbeit, der Ansprache möglicher Sponsoren und der Gewinnung von Besuchern.

Gemeinsam statt allein

Diese Aufgaben müssen nicht auf fünf verschiedene Personen verteilt werden. Je nach Größe und Zusammensetzung des Teams können einzelne Mitglieder mehrere Aufgabenbereiche übernehmen.

Entscheidend ist, dass die Arbeit sinnvoll verteilt wird und jeder entsprechend seiner Möglichkeiten mitwirken kann.

Niemand muss alles können oder ständig verfügbar sein. Jeder Beitrag zählt!

4. Zusammenarbeit mit Vorstand und Abteilungen

Das Event-Team arbeitet eng mit dem Vorstand, der Jugendleitung und den jeweils verantwortlichen Abteilungen zusammen.

Dabei gelten klare Grundsätze:

• Das Event-Team unterstützt und entlastet die bestehenden Vereinsstrukturen.

• Aufgaben und Zuständigkeiten werden gemeinsam abgestimmt.

• Die Veranstaltungsverantwortlichen bleiben in wichtige Entscheidungen eingebunden.

• Grundsätzliche Entscheidungen, verbindliche Ausgaben und vertragliche Verpflichtungen verbleiben bei den zuständigen Vereinsverantwortlichen.

• Ein regelmäßiger Austausch sorgt für Transparenz und eine gute Zusammenarbeit.

Unser Ziel ist keine zusätzliche Bürokratie, sondern eine unkomplizierte und verlässliche Zusammenarbeit, von der der gesamte Verein profitiert.

5. Wen suchen wir?

Wir suchen keine perfekten Eventmanager – wir suchen Menschen, die gemeinsam etwas bewegen möchten!

Du passt zu unserem Event-Team, wenn du:

• Freude daran hast, Veranstaltungen mitzugestalten.

• Gerne organisierst, planst oder praktisch mit anpackst.

• Eigene Ideen und Vorschläge einbringen möchtest.

• Zuverlässig bist und gerne im Team arbeitest.

• Lust hast, das Vereinsleben aktiv zu bereichern.

• Unsere Jugendabteilung und unseren Verein unterstützen möchtest.

Erfahrung in der Veranstaltungsorganisation ist natürlich hilfreich, aber keine Voraussetzung.

Ob Elternteil, Vereinsmitglied, ehemaliger Spieler, Trainer oder einfach jemand, der sich unserem Verein verbunden fühlt – jede helfende Hand ist willkommen!

6. Warum sich dein Engagement lohnt

Mit deiner Unterstützung hilfst du dabei, unsere Veranstaltungen langfristig zu sichern und weiterzuentwickeln.

Gleichzeitig wirst du Teil eines Teams, in dem Gemeinschaft, Zusammenhalt und gegenseitige Unterstützung im Mittelpunkt stehen.

Du kannst eigene Ideen verwirklichen, Verantwortung übernehmen und unmittelbar erleben, was durch gemeinsames Engagement entstehen kann.

Und das Beste daran: Du entscheidest im Rahmen unserer gemeinsamen Planung selbst, wie und in welchem Umfang du dich einbringen kannst.

Gemeinsam mehr erreichen – werde Teil unseres Event-Teams!

Ein Verein lebt von den Menschen, die sich für ihn engagieren.

Wir möchten beim SV 09/35 Wermelskirchen ein Event-Team aufbauen, das mit Freude, neuen Ideen und gemeinschaftlichem Einsatz unser Vereinsleben bereichert.

Egal, ob du gerne organisierst, kreativ bist oder einfach dort anpackst, wo Hilfe gebraucht wird: Wir freuen uns über deine Unterstützung!

Du hast Interesse, Teil unseres neuen Event-Teams zu werden?

Dann melde dich bei unserer Jugendleitung oder sprich uns direkt auf dem Sportplatz an.

Wir freuen uns auf dich und deine Ideen!

SV 09/35 Wermelskirchen – Gemeinsam für unseren Verein.